Trovare file con Smart Search

Smart Search trova file tramite testo dei documenti, parole visibili nelle immagini e contenuto delle foto. Nelle impostazioni dello spazio di lavoro e nella panoramica si chiama Ricerca con IA. Funziona insieme alla ricerca per nome file.

Passaggi: attiva Smart Search

Il piano del proprietario dello spazio di lavoro deve includere Smart Search. La pagina delle impostazioni la indica come funzione a pagamento e mostra Vedi i piani quando non è disponibile. Devi essere proprietario o avere il permesso di modificare la ricerca con IA.

1. Scegli lo spazio di lavoro e apri Impostazioni → Ricerca con IA.
2. Decidi se attivare Indicizza anche i file esistenti. Lascia attiva l’opzione per includere i file già presenti. Disattivala per iniziare solo dai nuovi file aggiunti dopo l’attivazione della ricerca con IA.
3. In Escludi cartelle, scegli Aggiungi cartella per ogni cartella da escludere. Anche le sottocartelle vengono escluse.
4. Attiva Cerca nei file e nelle foto. Le modifiche si salvano man mano.
5. Scegli Vedi lo stato dell’indicizzazione nella panoramica per controllare l’avanzamento.

Se la pagina mostra La ricerca con IA non è disponibile per questo spazio di lavoro, lo spazio di lavoro non può usarla al momento. Gli spazi Vault sono esclusi.

Attendi l’indicizzazione

L’indicizzazione rende ricercabili i contenuti idonei. La scheda Ricerca con IA della panoramica mostra Indicizzati, In attesa e l’uso di Immagini e Documenti rispetto ai limiti dello spazio di lavoro.

Sono supportati documenti PDF e DOCX e immagini JPEG, PNG, WebP, HEIC e HEIF. Un’estensione supportata non garantisce la lettura di ogni file. I documenti oltre 25 MiB non vengono indicizzati e quelli lunghi possono esserlo solo in parte. La funzione non cerca nei contenuti di video e audio.

Puoi cercare durante l’indicizzazione. Un file ancora in attesa può comparire nei risultati per nome prima che in quelli per contenuto.

Cerca nei contenuti

1. Apri Cerca nello spazio di lavoro scelto.
2. Inserisci almeno due caratteri. Prova una frase di un documento, il testo di una ricevuta o una descrizione come red bicycle.
3. Controlla Nel contenuto dei file oltre ai risultati per nome.
4. Per i documenti usa l’estratto e il numero di pagina, se mostrati, per riconoscere il risultato.

Se vedi Ricerca nei contenuti sovraccarica, nuovo tentativo, attendi il completamento del nuovo tentativo. Se manca la sezione dei contenuti, verifica che la ricerca con IA sia attiva, che i file siano indicizzati e che la ricerca contenga almeno due caratteri. L’assenza della sezione non prova che non ci siano file corrispondenti.

Per trovare una persona con il nome che le hai assegnato, usa Personas.

Privacy ed esclusioni

Smart Search elabora i contenuti idonei sui server dosya. L’indice resta nella regione dello spazio di lavoro. I risultati rispettano l’accesso attuale a file e cartelle, le regole sui file nascosti e i blocchi con password.

Usa Escludi cartelle per escludere contenuti dall’indice. Nascondere un file a chi lo visualizza non equivale a escludere una cartella. I contenuti del Vault non vengono indicizzati.

Disattivare Cerca nei file e nelle foto disabilita la ricerca nei contenuti e rimuove l’indice dello spazio di lavoro. I file restano nello spazio. Riattivarla richiede una nuova indicizzazione.

Limiti per piano

Il piano gratuito include la ricerca per nome, ma non Smart Search. Starter, Plus, Pro e Business includono Smart Search con le quote base seguenti. Le dimensioni da 4 TB, 6 TB, 8 TB, 10 TB e 20 TB hanno le stesse quote Smart Search di Business.

I limiti di foto e documenti valgono per ogni spazio di lavoro. Le cifre relative al testo indicano capacità approssimative in parole inglesi; la capacità effettiva dipende dal testo.

Piano	Foto	Documenti	Testo dei documenti
Gratuito	Non incluso	Non incluso	Non incluso
Starter	10.000	2.000	Circa 6 milioni di parole
Plus	50.000	10.000	Circa 15 milioni di parole
Pro	150.000	20.000	Circa 30 milioni di parole
Business e dimensioni maggiori	250.000	25.000	Circa 45 milioni di parole
Prova con carta	200	100	Circa 600.000 parole

Le quote di elaborazione appartengono all’account pagante e sono condivise tra i suoi spazi di lavoro. La quota iniziale serve ai file esistenti; quella mensile sostiene l’indicizzazione continua.

Piano	Unità di elaborazione iniziali	Unità di elaborazione al mese
Gratuito	Non incluso	Non incluso
Starter	45.000	6.000
Plus	150.000	20.000
Pro	375.000	50.000
Business e dimensioni maggiori	600.000	80.000
Prova con carta	2.200	Nessuna quota mensile

La prova con carta usa i limiti di prova indipendentemente dal piano a pagamento scelto. Un’immagine usa un’unità di elaborazione. L’elaborazione dei documenti dipende dalla quantità di testo, quindi un documento può usare più unità.

Queste sono le quote base. Le opzioni aggiuntive Smart Search acquistate possono aumentarle: un’unità foto aggiunge spazio per 10.000 foto e un’unità documento per 2.000 documenti. Aumentano anche le quote di elaborazione. Controlla i valori attuali di Panoramica e Fatturazione per i limiti del tuo account, incluse opzioni aggiuntive o modifiche al catalogo.

Controlla l’uso e risolvi le pause

La panoramica mostra i limiti di immagini e documenti dello spazio di lavoro. Fatturazione → Elaborazione con IA mostra Rimanenti per i file esistenti, Questo mese e Si rinnova il con una data quando si applica una quota mensile. Le quote di elaborazione sono condivise tra gli spazi di proprietà dell’account. L’indicatore Quota famiglia significa che la famiglia condivide la quota.

Per In pausa: limite raggiunto, confronta i limiti della panoramica con la quota in Fatturazione. Una quota mensile può rinnovarsi alla data mostrata; un indice pieno richiede capacità disponibile o un cambio di piano. Esamina le opzioni del piano prima di modificare l’abbonamento.

Messa in pausa da dosya indica una pausa del servizio. Passare a un piano superiore non risolve questa pausa.

Risultato previsto

I file idonei passano da In attesa a Indicizzati. I file indicizzati corrispondenti possono apparire in Nel contenuto dei file, secondo il tuo accesso e le esclusioni dello spazio di lavoro.

Guide correlate

• Cercare file nello spazio di lavoro corretto
• Scegliere un piano per lo spazio necessario
• Trovare e nominare persone con Personas