Dateien mit Smart Search finden

Smart Search findet Dateien anhand von Dokumenttext, sichtbaren Wörtern in Bildern und dem Inhalt von Fotos. In den Workspace-Einstellungen und auf der Übersicht heißt die Funktion KI-Suche. Sie ergänzt die Suche nach Dateinamen.

Schritte: Smart Search aktivieren

Der Tarif des Workspace-Inhabers muss Smart Search enthalten. Die Einstellungsseite kennzeichnet die Funktion als Bestandteil bezahlter Tarife und zeigt andernfalls Tarife ansehen. Sie müssen Workspace-Inhaber sein oder die Berechtigung zum Ändern der KI-Suche haben.

1. Wählen Sie den Workspace und öffnen Sie Einstellungen → KI-Suche.
2. Entscheiden Sie, ob Auch vorhandene Dateien indexieren aktiv bleiben soll. So werden Dateien berücksichtigt, die bereits im Workspace liegen. Wenn Sie es ausschalten, beginnt die Indexierung mit neu hinzugefügten Dateien.
3. Wählen Sie unter Ordner ausschließen für jeden auszunehmenden Ordner Ordner hinzufügen. Auch seine Unterordner werden ausgeschlossen.
4. Aktivieren Sie In Dateien und Fotos suchen. Änderungen werden sofort gespeichert.
5. Wählen Sie Indexierungsstatus in der Übersicht ansehen, um den Fortschritt zu prüfen.

Wenn Die KI-Suche ist für diesen Workspace nicht verfügbar erscheint, kann dieser Workspace die Funktion derzeit nicht nutzen. Vault-Workspaces sind ausgenommen.

Indexierung abwarten

Durch die Indexierung werden Inhalte geeigneter Dateien durchsuchbar. Die Karte KI-Suche in der Übersicht zeigt Indexiert, Wartet sowie die Nutzung von Bilder und Dokumente gegenüber den Workspace-Grenzen.

Unterstützt werden PDF- und DOCX-Dokumente sowie Bilder in JPEG, PNG, WebP, HEIC und HEIF. Eine passende Dateiendung garantiert nicht, dass jede Datei gelesen werden kann. Dokumente über 25 MiB werden nicht indexiert; lange Dokumente können nur teilweise erfasst werden. Video- und Audioinhalte werden mit dieser Funktion nicht durchsucht.

Sie können bereits während der Indexierung suchen. Eine wartende Datei kann in Ergebnissen nach Dateinamen erscheinen, bevor sie in Inhaltsergebnissen auftaucht.

Inhalte durchsuchen

1. Öffnen Sie Suche im gewählten Workspace.
2. Geben Sie mindestens zwei Zeichen ein. Versuchen Sie eine Formulierung aus einem Dokument, Text auf einem Beleg oder eine Beschreibung wie rotes Fahrrad.
3. Prüfen Sie neben den Ergebnissen nach Dateinamen auch Im Dateiinhalt.
4. Nutzen Sie bei Dokumenttreffern gegebenenfalls den Textauszug und die Seitenzahl zur Zuordnung.

Bei Inhaltssuche ausgelastet, neuer Versuch läuft warten Sie auf den neuen Versuch. Fehlt der Inhaltsbereich, prüfen Sie, ob die KI-Suche aktiv ist, Dateien indexiert wurden und die Suche mindestens zwei Zeichen enthält. Ein fehlender Bereich beweist nicht, dass es keine passenden Dateien gibt.

Wenn Sie eine Person anhand eines selbst vergebenen Namens finden möchten, nutzen Sie Personas.

Datenschutz und Ausschlüsse

Smart Search verarbeitet geeignete Dateiinhalte auf den Servern von dosya. Der Suchindex bleibt in der Region des Workspaces. Suchergebnisse berücksichtigen Ihren aktuellen Datei- und Ordnerzugriff, Regeln für ausgeblendete Dateien und Passwortsperren.

Mit Ordner ausschließen halten Sie Inhalte aus dem Index heraus. Eine Datei für andere Betrachter auszublenden ist nicht dasselbe wie ein Ordnerausschluss. Vault-Inhalte werden nicht indexiert.

Wenn Sie In Dateien und Fotos suchen ausschalten, wird die Inhaltssuche deaktiviert und der Suchindex des Workspaces gelöscht. Die Dateien bleiben erhalten. Nach dem erneuten Einschalten ist eine neue Indexierung nötig.

Grenzen nach Tarif

Kostenlos umfasst die Suche nach Dateinamen, aber nicht Smart Search. Starter, Plus, Pro und Business enthalten Smart Search mit den folgenden Grundkontingenten. Die Größen 4 TB, 6 TB, 8 TB, 10 TB und 20 TB haben dieselben Smart-Search-Kontingente wie Business.

Die Grenzen für Fotos und Dokumente gelten je Workspace. Die Angaben zum Dokumenttext sind ungefähre Kapazitäten in englischen Wörtern. Die tatsächliche Kapazität hängt vom Text ab.

Tarif	Fotos	Dokumente	Dokumenttext
Kostenlos	Nicht enthalten	Nicht enthalten	Nicht enthalten
Starter	10.000	2.000	Etwa 6 Millionen Wörter
Plus	50.000	10.000	Etwa 15 Millionen Wörter
Pro	150.000	20.000	Etwa 30 Millionen Wörter
Business und größere Größen	250.000	25.000	Etwa 45 Millionen Wörter
Kartentestphase	200	100	Etwa 600.000 Wörter

Das Verarbeitungskontingent gehört zum zahlenden Konto und wird von dessen Workspaces gemeinsam genutzt. Das Anfangskontingent dient vorhandenen Dateien; das monatliche Kontingent unterstützt die laufende Indexierung.

Tarif	Anfangseinheiten	Verarbeitungseinheiten je Monat
Kostenlos	Nicht enthalten	Nicht enthalten
Starter	45.000	6.000
Plus	150.000	20.000
Pro	375.000	50.000
Business und größere Größen	600.000	80.000
Kartentestphase	2.200	Kein Monatskontingent

Während einer Kartentestphase gelten die Testgrenzen unabhängig vom gewählten bezahlten Tarif. Ein Bild verbraucht eine Verarbeitungseinheit. Bei Dokumenten hängt der Verbrauch von der Textmenge ab. Ein Dokument kann mehrere Einheiten verbrauchen.

Dies sind die Grundkontingente. Gekaufte Smart-Search-Erweiterungen können sie erhöhen: Eine Fotoeinheit schafft Platz für 10.000 weitere Fotos, eine Dokumenteinheit für 2.000 weitere Dokumente. Auch Verarbeitungskontingente steigen dadurch. Prüfen Sie die aktuellen Angaben unter Übersicht und Abrechnung für Ihr Konto, einschließlich Erweiterungen oder Änderungen am Tarifkatalog.

Nutzung prüfen und Pausen beheben

Die Übersicht zeigt die Grenzen des Workspaces für Bilder und Dokumente. Unter Abrechnung → KI-Verarbeitung stehen Rest für vorhandene Dateien, Dieser Monat und das Datum des nächsten Kontingents, wenn ein monatliches Kontingent gilt. Die Verarbeitungskontingente teilen sich die Workspaces, die dem Konto gehören. Gemeinsames Kontingent bedeutet, dass die Familie das Kontingent teilt.

Bei Pausiert: Limit erreicht vergleichen Sie die Grenzen in der Übersicht mit dem Kontingent unter Abrechnung. Ein Monatskontingent kann am angezeigten Datum erneuert werden. Ein voller Index benötigt freie Kapazität oder einen anderen Tarif. Prüfen Sie Ihre Tarifoptionen, bevor Sie das Abonnement ändern.

Von dosya pausiert bezeichnet eine Dienstpause. Ein Tarifwechsel behebt diese Pause nicht.

Erwartetes Ergebnis

Geeignete Dateien wechseln von Wartet zu Indexiert. Passende indexierte Dateien können unter Im Dateiinhalt erscheinen, sofern Ihr Zugriff und die Ausschlüsse des Workspaces das erlauben.

Weitere Anleitungen

• Dateien im richtigen Workspace suchen
• Tarif für Ihren Speicherbedarf wählen
• Personen mit Personas finden und benennen