Rechercher dans les fichiers et les photos avec Smart Search

Smart Search retrouve des fichiers grâce au texte des documents, aux mots visibles dans les images et au contenu des photos. Dans les paramètres de l’espace de travail et sur le tableau de bord, cette fonction s’appelle Recherche IA. Elle complète la recherche par nom de fichier.

Étapes : activer Smart Search

Le forfait du propriétaire de l’espace de travail doit inclure Smart Search. La page de paramètres indique qu’il s’agit d’une fonction des forfaits payants et propose Voir les forfaits si elle est indisponible. Vous devez être propriétaire ou avoir le droit de modifier la Recherche IA.

1. Sélectionnez l’espace de travail, puis ouvrez Paramètres → Recherche IA.
2. Choisissez si vous souhaitez activer Indexer aussi les fichiers existants. Gardez cette option pour inclure les fichiers déjà présents. Désactivez-la pour commencer uniquement avec les nouveaux fichiers.
3. Sous Exclure des dossiers, sélectionnez Ajouter un dossier pour les dossiers à laisser hors de l’index. Leurs sous-dossiers sont également exclus.
4. Activez Rechercher dans les fichiers et les photos. Les changements sont enregistrés au fur et à mesure.
5. Sélectionnez Voir l’état de l’indexation dans le tableau de bord pour suivre la progression.

Si la page indique La recherche IA n’est pas disponible pour cet espace de travail, vous ne pouvez pas l’utiliser ici. Les espaces Vault sont exclus.

Attendre l’indexation

L’indexation permet de retrouver le contenu des fichiers admissibles. La carte Recherche IA du tableau de bord affiche Indexés, En attente et l’utilisation des quotas Images et Documents de l’espace de travail.

Les types compatibles comprennent les documents PDF et DOCX, ainsi que les images JPEG, PNG, WebP, HEIC et HEIF. Une extension compatible ne garantit pas que chaque fichier pourra être lu. Les documents de plus de 25 Mio ne sont pas indexés et les documents longs peuvent n’être indexés qu’en partie. Les contenus vidéo et audio ne sont pas recherchés par cette fonction.

Vous pouvez chercher pendant l’indexation. Un fichier en attente peut apparaître dans les résultats par nom avant d’apparaître dans les résultats par contenu.

Rechercher dans le contenu

1. Ouvrez Recherche dans l’espace de travail sélectionné.
2. Saisissez au moins deux caractères. Essayez une phrase d’un document, un texte sur un reçu ou une description comme vélo rouge.
3. Consultez Dans le contenu des fichiers en plus des résultats par nom.
4. Pour un document, utilisez l’extrait et le numéro de page affichés, le cas échéant, pour reconnaître le résultat.

Si vous voyez Recherche dans le contenu saturée, nouvelle tentative, attendez la fin de la nouvelle tentative. Si la section de contenu n’apparaît pas, vérifiez que la recherche IA est activée, que des fichiers sont indexés et que votre requête contient au moins deux caractères. Son absence ne prouve pas qu’aucun fichier ne correspond.

Pour retrouver une personne grâce au nom que vous lui avez attribué, utilisez Personas.

Confidentialité et exclusions

Smart Search traite le contenu admissible sur les serveurs de dosya. L’index reste dans la région de l’espace de travail. Les résultats respectent vos droits d’accès aux fichiers et dossiers, les règles des fichiers masqués et les verrouillages par mot de passe.

Utilisez Exclure des dossiers pour empêcher l’indexation de leur contenu. Masquer un fichier pour un lecteur n’équivaut pas à exclure son dossier. Le contenu Vault n’est pas indexé.

Désactiver Rechercher dans les fichiers et les photos coupe la recherche par contenu et supprime l’index de cet espace de travail. Les fichiers restent présents. Une nouvelle activation exige une nouvelle indexation.

Limites selon le forfait

Le forfait gratuit comprend la recherche par nom, mais pas Smart Search. Starter, Plus, Pro et Business comprennent Smart Search avec les quotas de base ci-dessous. Les tailles de 4, 6, 8, 10 et 20 TB ont les mêmes quotas Smart Search que Business. Les limites de photos et de documents s’appliquent à chaque espace de travail. Les volumes de texte sont des estimations en mots anglais et varient selon les documents.

Forfait	Photos	Documents	Texte des documents
Gratuit	Non inclus	Non inclus	Non inclus
Starter	10 000	2 000	Environ 6 millions de mots
Plus	50 000	10 000	Environ 15 millions de mots
Pro	150 000	20 000	Environ 30 millions de mots
Business et tailles supérieures	250 000	25 000	Environ 45 millions de mots
Essai avec carte	200	100	Environ 600 000 mots

Les unités de traitement appartiennent au compte payeur et sont partagées entre ses espaces de travail. Le quota initial sert aux fichiers existants. Le quota mensuel permet l’indexation continue.

Forfait	Unités initiales	Unités par mois
Gratuit	Non inclus	Non inclus
Starter	45 000	6 000
Plus	150 000	20 000
Pro	375 000	50 000
Business et tailles supérieures	600 000	80 000
Essai avec carte	2 200	Aucun quota mensuel

Un essai avec carte applique les limites d’essai, quel que soit le forfait payant choisi. Une image utilise une unité. Un document peut utiliser plusieurs unités selon la quantité de texte.

Ces chiffres sont les quotas de base. Les options Smart Search achetées peuvent les augmenter : une unité photo ajoute 10 000 photos et une unité document ajoute 2 000 documents. Elles augmentent aussi les unités de traitement. Vérifiez les chiffres actuels du tableau de bord et de la facturation pour votre compte, notamment en présence d’options ou de changements du catalogue.

Vérifier l’utilisation et les pauses

Le tableau de bord affiche les limites d’images et de documents de l’espace de travail. Facturation → Traitement par IA affiche les unités restant pour les fichiers existants, celles du mois et la date de réinitialisation si un quota mensuel s’applique. Les unités sont partagées entre les espaces de travail du compte payeur. La mention Quota familial indique un quota partagé par la famille.

Pour Suspendus : limite atteinte, comparez les limites du tableau de bord avec le quota de facturation. Un quota mensuel peut se renouveler à la date affichée. Un index plein demande de la capacité supplémentaire ou un changement de forfait. Examinez les options de forfait avant de modifier l’abonnement.

Suspendue par dosya indique une pause du service. Changer de forfait ne la résout pas.

Résultat attendu

Les fichiers admissibles passent de En attente à Indexés. Les fichiers indexés correspondants peuvent apparaître sous Dans le contenu des fichiers, selon vos droits et les exclusions de l’espace de travail.

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