Bloccare o nascondere un file e capire l’accesso

Il blocco controlla cosa può fare una persona dopo aver trovato un elemento. L’occultamento controlla se alcuni membri possono trovarlo o aprirlo. Usa Solo lettura o Password se deve restare visibile con accesso più limitato, e Nascondi se deve scomparire per tutti, utenti specifici o ruoli specifici.

Questi comandi limitano l’accesso ordinario. Ciò che appare sullo schermo può comunque essere fotografato o acquisito: la sola visualizzazione non impedisce gli screenshot.

Prima di iniziare

• Scegli lo spazio di lavoro corretto e usa un elemento innocuo quando confronti i ruoli.
• Il tuo ruolo richiede il permesso appropriato per bloccare o nascondere. Se un’azione manca dal menu, chiedi a proprietario o amministratore di controllare il tuo ruolo.
• Decidi se impedire download, richiedere una password o rimuovere l’elemento dalla vista di alcuni membri. Sono risultati ottenuti con comandi diversi.
• Controlla i link esistenti. Un blocco completo con password interrompe i link all’elemento finché resta attivo; sola visualizzazione e occultamento hanno effetti diversi.

Passaggi: scegli una modalità di blocco

1. Apri File e trova il file o la cartella.
2. Apri il menu e scegli Blocca. Se è già bloccato, il menu può indicare Sblocca, ma apre la stessa finestra di accesso.
3. Scegli una delle tre modalità:
   • Sbloccato permette a chi ha già accesso di aprire, scaricare e usare l’elemento.
   • Solo lettura consente l’anteprima ma blocca download e modifica. Per una cartella, i membri possono navigare e vedere l’anteprima dei contenuti ma non scaricarli.
   • Password richiede una password per aprire l’elemento. Una password sulla cartella impedisce anche di aggiungere nuovi contenuti al suo interno mentre è completamente bloccata.
4. Per Password, inserisci almeno otto caratteri. Aggiornare una password esistente sostituisce la precedente.
5. Applica la modifica e verifica l’icona del blocco sulla riga.

Uno sblocco con password accettata dura un’ora per quel membro e lascia attivo il blocco salvato. Per un file, questo permesso di lettura non abilita ogni modifica: l’editor attuale rifiuta la modalità Password propria del file e rinomina, spostamento ed eliminazione rifiutano un blocco proprio finché un responsabile autorizzato non lo rimuove. Un blocco completo su una cartella si applica anche a tutti i discendenti. Rimuovilo quando deve riprendere l’accesso ordinario.

Nascondi un elemento ai membri

1. Apri il menu dell’elemento e scegli Nascondi.
2. Scegli la regola di visibilità:
   • Visibile rimuove lo stato nascosto.
   • Nascosto a tutti nasconde l’elemento ai membri ordinari che non possono gestire gli elementi nascosti.
   • Nascosto a utenti specifici permette di scegliere singoli membri dello spazio di lavoro.
   • Nascosto a ruoli specifici applica la regola a ogni membro con uno dei ruoli scelti.
3. Per utenti o ruoli scegli almeno un destinatario. Non puoi scegliere te stesso o il tuo ruolo nella finestra.
4. Scegli Applica.
5. Apri File → Nascosto per esaminare gli elementi gestibili, poi confronta il risultato accedendo come membro di prova interessato.

Limiti di accesso e confronto

Impostazione	Appare in File	Anteprima	Download o modifica	Link esistenti
Sbloccato	Sì, se l’accesso normale lo consente	Sì	Sì, se i permessi del ruolo lo consentono	Continuano secondo le proprie impostazioni
Sola visualizzazione	Sì	Sì	Nessun download o modifica tramite l’elemento protetto	Solo anteprima; acquisizione schermo ancora possibile
Password	Sì, con indicatore di blocco	Solo dopo lo sblocco	Download dopo sblocco e altri permessi; modifica e altre operazioni possono richiedere la rimozione del blocco	Non funzionano mentre la destinazione è completamente bloccata
Nascosto	No per la persona interessata	No	No	Discendenti nascosti o bloccati esclusi dalle condivisioni di cartelle; anche l’accesso diretto è controllato

Permessi del ruolo, confinamento alle cartelle e regole delle cartelle superiori valgono comunque in ogni riga. Blocco o occultamento non possono concedere un accesso che la persona non aveva già.

Condivisioni di cartelle e discendenti nascosti

Quando crei un link di condivisione per una cartella, la finestra Condividi indica quanti elementi nascosti o bloccati nell’albero saranno esclusi. Puoi comunque creare il link per il contenuto restante. Un file nascosto non dovrebbe quindi apparire solo perché una cartella superiore è stata condivisa.

Lo stesso principio vale se un elemento diventa nascosto o completamente bloccato dopo la creazione del link: l’accesso pubblico viene ricontrollato, senza considerare il link originale un aggiramento permanente.

Risultato previsto

La modalità di blocco scelta cambia le azioni consentite senza ampliare l’appartenenza allo spazio di lavoro. Una regola di occultamento mirata rimuove elemento e discendenti protetti dalle viste dei membri interessati e dalle superfici di condivisione. Chi può gestire file nascosti continua a vederli per cambiare o rimuovere la regola.

Risoluzione dei problemi

Blocca o Nascondi manca. Il ruolo potrebbe non includere il permesso corrispondente, l’elemento potrebbe essere in Eliminati o la vista attuale potrebbe non supportare l’operazione. Torna alla vista File attiva e chiedi al proprietario di controllare il ruolo.

Un membro vede ancora un elemento nascosto. Verifica di aver scelto il ruolo attuale o l’account esatto del membro. Chi ha il permesso di gestire file nascosti li vede intenzionalmente. Anche le regole di cartelle superiori e inferiori possono differire: controlla l’intera catena.

Un link alla cartella contiene meno file del previsto. Riapri Condividi e leggi il numero di elementi esclusi. I discendenti nascosti o completamente bloccati sono omessi. Rimuovi solo la protezione desiderata, poi crea o prova di nuovo il link.

Una password non funziona più. Controlla se un altro responsabile ha aggiornato o rimosso il blocco. Le password vengono sostituite, non conservate in un elenco. Inserisci quella attuale e ricorda che lo sblocco scade dopo un’ora.

La sola visualizzazione permette ancora uno screenshot. È previsto. Rimuove le azioni di download e modifica supportate; non può controllare gli strumenti di acquisizione del sistema operativo o la fotocamera di un altro dispositivo.

Domande frequenti

Un file nascosto può apparire in una cartella condivisa?

Dovrebbe essere escluso per chi non è autorizzato a vederlo. La finestra Condividi della cartella segnala i discendenti nascosti e bloccati che non saranno inclusi.

La sola visualizzazione impedisce gli screenshot?

No. Blocca le azioni di download e modifica supportate mantenendo l’anteprima. Qualsiasi cosa visibile sullo schermo può comunque essere acquisita.

Nascondere equivale a eliminare?

No. L’elemento resta attivo nello spazio di lavoro. Nascosto controlla chi può vederlo; Eliminati è uno stato recuperabile nel cestino.

Guide correlate

• Commentare un file e gestire le risposte
• Condividere una cartella con un link
• Condividere con destinatari email nominativi
• Esaminare duplicati esatti prima di rimuovere copie