Scegliere tra un blocco e una restrizione del ruolo

Un blocco della cartella, un ruolo nello spazio di lavoro e una radice assegnata risolvono problemi di accesso diversi. Decidi quale limite ti serve prima di modificare una cartella attiva.

Scegli il limite corretto

• Solo lettura è una modalità di blocco della cartella. I membri autorizzati possono esplorare l’albero e visualizzarne le anteprime, ma i download sono bloccati. Non richiede password.
• Password blocca completamente l’albero della cartella. I membri non possono esplorarne il contenuto, aggiungere elementi o usare i link di condivisione esistenti finché non viene sbloccata. Lo sblocco nel visualizzatore dura un’ora per quell’utente.
• Un ruolo nello spazio di lavoro concede capacità come caricare, scaricare, spostare, nascondere o bloccare file in tutto lo spazio di lavoro. Il ruolo non sblocca di per sé una cartella protetta da password.
• Una cartella radice assegnata confina un membro a una struttura di cartelle. Determina quale parte dello spazio di lavoro può raggiungere, mentre i blocchi al suo interno continuano ad applicarsi.

Questi controlli possono essere combinati. Per esempio, un collaboratore può essere confinato a Cliente A, non avere il permesso di scaricare per via del ruolo e incontrare comunque un blocco con password in Cliente A/Legale.

Passaggi

1. Individua le persone interessate e la struttura di cartelle più piccola coinvolta. Non fare la prova con un proprietario dello spazio di lavoro: i suoi permessi elevati possono nascondere ciò che vede un membro.
2. Se chiunque possa raggiungere la cartella deve poter visualizzare le anteprime ma non scaricare, apri il menu della cartella, scegli l’azione di blocco, scegli Solo lettura e applicala.
3. Se la struttura deve restare chiusa finché non viene inserito un segreto, scegli Password, inserisci almeno otto caratteri dopo la rimozione degli spazi iniziali e finali e salva. Gli spazi interni contano per il minimo.
4. Se la regola riguarda capacità o un limite permanente per il membro, cambia invece il ruolo o la radice assegnata nelle impostazioni dello spazio di lavoro. Solo gli amministratori che possono gestire membri e ruoli dovrebbero farlo.
5. Accedi come membro rappresentativo. Prova a visualizzare il contenuto della cartella, aprire l’anteprima di un file, scaricarlo, caricare nella cartella e aprire i link di condivisione esistenti che ti interessano.

Interazioni importanti

Un elemento interno contrassegnato Sbloccato non annulla un blocco superiore. Ogni cartella superiore protetta applicabile nel percorso continua a controllare l’azione; sbloccare o rimuovere un blocco più vicino non aggira una restrizione superiore ancora presente. Rimuovere un blocco non elimina neppure le regole sugli elementi nascosti, i permessi del ruolo o il limite della radice assegnata. L’accesso tramite condivisione non riusa il token di sblocco del visualizzatore valido un’ora e le strutture con blocco completo o sola visualizzazione sono escluse dalla sincronizzazione.

Cambiare l’accesso può esporre o bloccare subito un’intera struttura di cartelle. Annota l’impostazione originale e prova con file non sensibili prima di applicare la scelta a una cartella in produzione.

Risultato previsto

Il controllo scelto corrisponde all’ambito previsto: un blocco protegge una struttura di cartelle, un ruolo definisce le azioni nello spazio di lavoro e una radice assegnata limita la struttura accessibile al membro. Il membro di prova vede lo stesso limite dopo aver aggiornato la pagina e aver effettuato un nuovo accesso.

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